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sua empresa já adotou o certificado digital?

Sua empresa já adotou o Certificado Digital?

A obrigatoriedade da adoção do certificado digital aqui no Brasil começou em junho de 2016, mas teve novidades em 2017. Apesar disso, muitas empresas ainda não cumpriram essa obrigação.

No texto de hoje, vamos explicar melhor o que é o certificado digital e como ele funciona. Acompanhe:

O que é certificado digital?

O certificado digital é uma assinatura eletrônica que confere autenticidade a documentos e declarações. Ele é muito utilizado para emitir nota fiscal eletrônica com segurança, que precisa ser assinada pelo emitente, com uma assinatura digital certificada por entidade credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

Qual tipo de empresa deve usá-lo?

Muitas pessoas associam o uso do certificado digital a empresas de grande porte, porém, ele é aplicado em diversas situações e para diversos tipos de empresa.

A necessidade nasceu com a criação do SPED (Sistema Público de Escrituração Contábil), que unifica digitalmente as atividades relacionadas à escrituração contábil e fiscal da empresa.

As empresas optantes pelos regimes de tributação por Lucro Real ou Lucro Presumido precisam ser certificadas digitalmente para transmitir as declarações exigidas pela Receita Federal.

Qualquer empresa, incluindo as optantes pelo Simples Nacional e os Microempreendedores Individuais (MEI), que emite nota fiscal eletrônica (NF-e), precisa de assinatura digital para realizar a emissão. Isso na maioria dos casos, porque a NFS-e (nota fiscal de serviço eletrônica), que é emitida por prestadores de serviços de São Paulo, não requer certificado digital.

O certificado digital é também indispensável para a empresa que baixa nota fiscal eletrônica de entrada (controle e armazenamento de XML). Ele é exigido em “Consultar NF-e Completa”, no portal nacional da Secretaria da Fazenda.

Desde janeiro de 2017, as empresas que possuem mais de 3 funcionários, incluindo os optantes pelo Simples, precisam de certificação digital para entregar a Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP), para recolher FGTS e para transmitir declarações ao eSocial.

E se eu não tiver um certificado digital?

A empresa que não possui certificação digital ficará impossibilitada de transmitir informações à Receita Federal, ou seja, não entregará as declarações das obrigações acessórias.

O não pagamento de tributos acarreta multa sobre o tributo não declarado, que pode ser bastante alta e inviabilizar o negócio.

Como conseguir a certificação digital?

O interessado em adquirir um certificado digital deve procurar uma autoridade certificadora credenciada pela ICP-Brasil, apresentar os documentos necessários para adquirir um dos tipos de assinatura digital:

  • Certificado A3: combinação da chave pública (da autoridade certificadora) e da chave (do comerciante). Está disponível por cartão (SmartCard, que demanda leitor específico de cartão) ou em dispositivo USB (TokenUSB).
  • Certificado A1: combina chaves pública e privada e armazena os dados no computador. É um tipo mais dinâmico, mais seguro e tem melhor desempenho.

Além da vantagem de conferir autenticidade e segurança à informação, o certificado digital pode ser utilizado para assinar notas fiscais de uma empresa que possua matriz e filiais.

Se sua empresa ainda não possui certificado digital, é interessante se preparar e se informar sobre valores e condições de aquisição. O certificado será útil para a emissão de NFS-e Nacional e para assinar outros documentos importantes.

Você está preparado? Se ficou alguma dúvida, entre em contato para que possamos ajudá-lo! 

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